Какви документи задължително трябва да съхранява всяка фирма?

Всяка фирма, независимо от своите размери и сфера на дейност, е задължена да съхранява редица правни, финансови и административни документи. Чрез тях се гарантира законосъобразността на извършваната дейност и се улесняват данъчните и одиторските процеси. При извършване на рутинна проверка и посещение от контролен орган, липсата на задължителната документация може да стане причина за санкции, които могат да бъдат избегнати с нейното нагледно представяне.

Следва да се запознаем със всички документи, които задължително трябва да бъдат съхранявани от всяка фирма или от счетоводната кантора, която ги обслужва. Те се делят на няколко вида според своето предназначение:

Учредителни и правни документи

Учредителните и правните документи стоят в основата на всяка междуфирмена документация, за това и тяхното съхранение от особена важност. Те биват:

• Учредителен акт или дружествен договор (според правната форма на фирмата) – Съдържат информация за собствениците, размера на капитала и структурата на бизнеса;
• Удостоверение за регистрация, доказващо вписване в Търговския регистър;
• Данъчна декларация (ако фирмата е регистрирана по ДДС);
• Документи, свързани със структурни промени на фирмата – протоколи от общи събрания, договори за прехвърляне на дялове и други;
• Лицензи и разрешителни – В зависимост от вида на упражняваната дейност, вашата фирма може да има нужда от специфични разрешителни, които задължително трябва да присъстват сред правната документация.

Финансови и счетоводни документи

Законодателството изисква от фирмите да водят точна и прозрачна счетоводна документация. Съгласно регламентираните задължения в чл. 16, ал. 1 от Закона на счетоводството, собственикът или управителят на фирмата е длъжен да съхранява счетоводна информация според реда и сроковете, посочени в раздел III, т. 8 от чл. 16, ал. 1. Финансовите и счетоводните документи, които задължително трябва да бъдат съхранявани са:

• Годишни финансови отчети – счетоводен баланс, отчет на приходите и разходите, отчети за паричните потоци;
• Фактури и касови бележки – задължително е съхранението на всички издадени и получени документи за финансови транзакции;
• Банкови извлечения – необходими са за проследяване на движението на средствата по фирмените сметки;
• Договори с клиенти и доставчици – чрез тях се гарантира правната защита на фирмата при евентуални спорове;
• Заповеди за плащания и ведомости – необходими са за проверка на изплатените възнаграждения и осигуровки;
• Данъчни декларации и платежни нареждания – служат като доказателство за редовното плащане на осигуровки и данъци;

За липса на финансова и счетоводна документация фирмите подлежат на санкции, съгласно чл. 69, ал. 1 от Закона за счетоводството, където е предвидена глоба в размер от 500 до 3 500 лева и имуществена санкция в размер от 2 000 до 7 000 лева.

Трудова документация

Фирмите с нает персонал са длъжни да съхраняват трудова документация, която бива:

• Трудови договори и допълнителни споразумения – за всички наети служители, както и при допълнителни промени в условията за работа.
• Заповеди за назначаване и освобождаване, които документират всички промени в трудовите правоотношения.
• Трудови книжки и осигурителни досиета, които удостоверяват осигурителния стаж на служителите.
• Графици за работно време и отпуски – Изискват се за проследяване спазването на трудовото законодателство.
• Документи, свързани със здравословните и безопасни условия на труд – обикновено биват протоколи от инструктажи, оценки на риска и други.

Данъчна и осигурителна документация

Фирмите са задължени да поддържат архив от документи, свързани с плащането на данъци и осигуровки. В практиката това включва съхранение на:

• Данъчни декларации (ГДД, ДДС декларации и други), които се представят пред НАП.
• Платежни нареждания за данъци и осигуровки, служещи като доказателство за извършени плащания.
• Актове и кореспонденция с НАП, включително ревизионни доклади, наказателни, постановления и други.

Корпоративна и оперативна документация

Корпоративните и оперативните документи са необходими с цел ефективно управление на фирмата. Те биват следните:

• Протоколи от заседания на управителния съвет или общото събрание (само за АД и ООД).
• Договори за наем, лизинг или покупко-продажба, които са важни за правните взаимоотношения с партньори и контрагенти.
• Стратегически планове, бизнес планове и бюджети, които подпомагат управлението, дейността и развитието на фирмата.
• Застрахователни полици, необходими за защита на активите и дейността на фирмата.

Какъв е срокът за съхранение на фирмената документация?

Сроковете за съхранение на задължителната документация могат да варират в зависимост от техния вид и законовите изисквания:

• Счетоводна документация – срок за съхранение минимум 10 години
• Данъчни документи – срок за съхранение до 5 години след изтичане на съответния отчетен период
• Трудови документи – срокът е 50 години за ведомости и 5 години за трудови договори след прекратяване на договора
• Корпоративни документи – безсрочни, те трябва да бъдат съхранявани винаги до съществуването на фирмата

Съхраняването на фирмената документация е не само законово задължение, но и добър управленски подход, с който можете да защитите фирмата си от правни и финансови рискове. В днешно време процесът може да бъде улеснен максимално с въвеждане на електронна система за архивиране и колаборация с професионален счетоводител.

Счетоводна кантора AccountingV.com ще ви помогне да се погрижите за правилната организация и съхранение на задължителната документация. Нашият експертен екип с дългогодишен опит е на разположение да окаже пълно съдействие с разрешаване на казуси и възможност за абонаментно осчетоводяване.