Смяна на счетоводител: За какво да внимаваме и как да го направим

Прехвърлянето на счетоводството към външна счетоводна кантора е решение, което много компании правят в опит да оптимизират своите операции и да се съсредоточат върху своите основни дейности. Това начинание може да донесе както възможности, така и предизвикателства за компаниите.

В следващите редове счетоводна кантора AccountingV.com разглежда най-важните моменти, съпътстващи смяната на счетоводител и ще ви помогне със съвети за какво да внимавате по време на процеса.

3 предимства от прехвърлянето на счетоводството към професионална външна счетоводна кантора

1. Експертни познания и дългогодишен опит: Счетоводните кантори често разполагат с екип от професионалисти с богат опит и задълбочени познания в сферата на счетоводството. Това може да гарантира по-високо качество на услугите и намаляване на грешките при осчетоводяване на различните операции. Разглеждането ежедневно на нестандартни казуси, дава опит и знания, с които наетият вътрешен счетоводител може да не е запознат и в този случай, ще отнеме повече време и ресурс за решението на даден казус.
2. Пести време и ресурси: Прехвърлянето на счетоводството към външна кантора освобождава вътрешния персонал от ангажиментите с контрола над финансовите потоци. Това позволява на вашия бизнес да се фокусира върху своите основни дейности и да ви спести време и ресурси. Разбира се, винаги е възможно да се осъществява и професионален вътрешен контрол на външната фирма за счетоводство.
3. Достъп до специализирани технологии и системи: Професионалните счетоводни кантори често са оборудвани с по-добри технологии, системи и софтуери за счетоводство. Това на своя страна може да подобри ефективността и точността на финансовите процеси във вашия бизнес.

Предизвикателства от прехвърлянето на счетоводството към професионална счетоводна кантора:

• Комуникация и координация: Важно е да се подсигури ефективната комуникация и координация между бизнеса и счетоводната кантора. По този начин се гарантира правилното разбиране на всички изисквания и изпълнението на отделните счетоводни процеси. Ние от AccountingV.com имаме активен специализиран софтуер, спомагащ за по-лесното предоставяне на документооборот, като фактури, кредитни известия, документи и т.н., като обработката им се осъществава структурирано, бързо и лесно. За собственика е достатъчно да има достъп до мобилно устройство, за да подава необходимите документи през специално изградения софутер.
• Зависимост от външен източник: Прехвърлянето на счетоводството към външна кантора може да създаде зависимост от външния източник, което може да бъде проблематично при възникване на проблеми или необходимост от бърза реакция. В счетоводната къща на AccountingV.com имаме изградена процедура по която работим със всеки клиент, за да върви всичко гладко максималко добре.
• Защита на данните: Важно е при прехвърлянето на счетоводството към външна кантора да се гарантира сигурността на данните и поверителността на цялата информация, което може да се случи с допълнително споразумение за конфиденциалност между страните. В счетоводната къща на AccountingV.com такова споразумение се подписва задължително.

Накратко, прехвърлянето на счетоводството към външна счетоводна кантора може да бъде е важен момент за цялостна оптимизация на финансовите процеси в компанията. Въпреки това е важно да обмислите внимателно целия процес и да вземете предвид всички предимства и предизвикателства, които произтичат, преди да вземете своето окончателно решение.

Кога се налага смяна на счетоводител и как може да се направи?

Отговаря експертът на счетоводна кантора „Великов Акаунтинг“

Отговори на всички важни въпроси, съпътстващи смяната на счетоводител дава Лъчезар Великов – собственик на счетоводна кантора AccountingV.com.

Г-н Великов, кога се налага смяната на счетоводна къща и използването на външни счетоводни услуги към друга къща, според вас?

– Счетоводството е езикът на бизнеса, за това счетоводителят трябва да бъде дясната ръка на управляващия и да му помага със съвети. Моментът, в който се усети някаква несигурност в управлението на бизнеса, за мен е показателен фактор, който изисква предприемане на стъпката за промяна на счетоводителя. Счетоводителя трябва да бъде не само изпълняващ на всички счетоводни изисквания към НАП, а и съветник за цифрите по прихода и разхода на компанията.

Как да съобщим тази новина на стария ни счетоводител, особено ако е близък за нас човек? 

– С близкия човек, дори е по-лесно, според мен. Една от причините е, че като ваш близък, не можете да изисквате от него всичко, което очаквате да получите от вашия счетоводител. За това е за предпочитане да работите със специалист, с който нямате лични взаимоотношения, а само професионални.

Каква информация (най-общо казано) трябва да се изиска от старото счетоводство, за да е възможно услугата счетоводно обслужване да продължи коректно към другата външна фирма?

– Относно този въпрос е най-добре да се посъветвате с новия ви предварително избран счетоводител. Това ще е и първата индикация за вас дали сте направили правилен избор с доверен експерт. 

Най-общо казано необходимата информация включва подробни оборотни ведомости за предишните периоди, хронологични регистри на всички операции, главна книга, справки за незакрити баланси по доставчици и клиенти, амортизационни планове за наличните дълготрайни активи, справка за стоково-материалните запаси по количества и стойност и други, в зависимост от спецификата на бизнеса.

Има ли „подводни камъни“ и защо в общия случай старата счетоводна кантора възпрепятства прехвърлянето? Какви са причините, според вас? 

– Тук ще изтъкна по-скоро личния елемент. По-голямата част от счетоводителите са известни с това, че са способни на всичко – поне това очакват от нас клиентите ни и тази „титла“ ни играе лоша шега, когато клиент ни напуска, защото засяга егото на счетоводителя. 

Малко или много, поради естеството на работа, всеки счетоводител развива във времето по близки взаимоотношения с клиентите си и заради това според мен една такава промяна доста често се приема като предателство от страна на клиента към счетоводителя си. Отделно, счетоводството е бизнес, в който за съжаление има голяма и нелоялна конкуренция. Това също доста често е повод да се създава напрежение, защото най-често подобно действие се предприема и заради по-ниски цени.  Не винаги най-ниската цена може да е от полза за дружеството. За съжаление, практиката показва, че клиентите, подведени от ниската цена на счетоводното обслужване страдат най-много впоследствие, когато се сблъскат с казус, които не е известен на текущия счетоводител и често биват глобени, а глобите със сигурност не покриват разликата в платената по-ниска цена.

Въпреки всичко, аз съм на мнение, че ако всеки е професионалиста, който твърди и заявява, няма да си позволи да възпрепятства процеса по смяната на счетоводството, защото това само по себе си е показателно за нивото на професионализъм.

Как може да процедираме в случай, че старата счетоводна кантора не желае да ни предоставя исканата информация? 

– Първичните документи са собственост на клиента, никой няма право да ги задържа. Тук трябва да се изследва дали има други причини, освен напускането на настоящата кантора, заради които е възпрепятствано предаването. Често това са неуредени финансови взаимоотношения, не е приключена все още текущата обработка на документите, има недостиг на кадри в кантората и не може да се навакса с текущата работа. 

В случай, че въпреки всичко не се запази добрия тон и има категоричен отказ, без да има основателна причина за това, винаги може да се потърси отговорност по съдебен ред за това поведение от страна на кантората, за целта е важно да имате подписан договор за счетоводно обслужване, при липсата на споразумение няма да можете да се защитите ефективно в съда.

В обобщение

Прехвърлянето на счетоводството към друга счетоводна кантора е важно решение. Независимо от причината, която го налага смяната е важно да подходите деликатно към ситуацията. Счетоводителя е човекът, който е най-тясно свързан с финансовото състояние на компанията и е запознат с всички нейни страни и тайни.

Важно е прехвърлянето на счетоводството да се случи максимално безболезнено и да не се наруши процесът по счетоводното обслужване на фирмата.

В случай, че смяната на счетоводител е наложителна поради сериозни проблеми с работата му, то тогава е важно процедурата да се задейства максимално по-бързо, без да се изчаква началото на годината или други срокове.

Счетоводна кантора AccountingV.com е на разположение да ви окаже професионален съвет, пълна консултация и насоки при смяна на счетоводител, спрямо конкретния казус, както и как да подходите най-правилно спрямо индивидуалната ситуация, за да избегнете усложнения и да смените вашият счетоводител успешно и безпроблемно. Потърсене ни още сега на тел. 0876 880 928